Lo que necesitas saber sobre los contratos de proveedores de bodas

Puede parecer que un apretón de manos y una sonrisa sellan el acuerdo sobre lo que hay que tener el día de la boda, pero cuando algo va mal, no es suficiente. Tanto los proveedores como las parejas deben saber qué esperar unos de otros. Tener estas expectativas por escrito es imprescindible para que el día de la boda no haya preocupaciones. Los contratos pueden darte la seguridad de que todo está bajo control, incluso si algo sale mal, pero es importante saber exactamente cómo un contrato con un proveedor puede hacer esto. Hay algunas cosas que usted debe esbozar en cada contrato con el fin de asegurarse de que ambas partes están en la misma página.

Información general sobre contratos con proveedores

Algunos proveedores ofrecen contratos formales redactados por abogados. Puede haber mucha jerga que no entiendas, así que asegúrate de repasar cada línea con ellos para que no haya malentendidos. Muchos pequeños proveedores ofrecen un contrato informal, que suele ser un simple acuerdo en el que se indica lo que se espera tanto del proveedor como del cliente. Aunque trabajes con un amigo, tienes que poner por escrito tus expectativas. Puede parecer extraño pedirle a un amigo que firme algo, pero hay una delgada línea entre la amistad y los negocios. No te hagas un flaco favor confiando en el boca a boca para hacer el trabajo.

Qué incluir

Tanto los contratos formales como los informales deben incluir la fecha y la hora de la boda. Esto garantiza que no haya dudas de que el proveedor estará disponible para tu boda. Los costes deben desglosarse para que sepas exactamente lo que estás comprando, lo que significa que tu proveedor no puede añadir cargos aleatorios más tarde. Debe haber una cláusula para cualquier gasto que se produzca fuera del contrato.

También suele haber un plan de pagos, así que tendréis que incluir las fechas en las que debéis hacer cada pago al proveedor. A continuación, cada uno debe firmar el contrato. Si se producen cambios después de firmar el contrato inicial, ambos deben actualizarlo y firmarlo. Esto protege tanto al proveedor como al cliente. Asegúrate de que cada parte recibe una copia firmada del contrato.

Cancelaciones y reembolsos

No querrás pensar en lo peor, pero debes hacerlo cuando se trata de planes de boda. Si algo sucede con la boda y usted tiene que cancelar los proveedores, usted debe tener una política de cancelación y reembolso en su lugar para protegerse. Por otro lado, necesitas una política en caso de que el proveedor te cancele a ti. Esta política tiene que establecer exactamente cuánto dinero se le devolverá si cancela, así como la cantidad que el proveedor le paga de nuevo si cancelan.

En la mayoría de los casos, habrás hecho un depósito. En la cláusula debe figurar la cantidad que se te devolverá en función de la proximidad de la fecha de la boda. Si el proveedor cancela y no sigue la política de cancelación, puedes llevar a la empresa o a la persona a los tribunales para que te devuelvan el dinero.

Cláusula de responsabilidad

Una cláusula de responsabilidad protege al proveedor de problemas fuera de su control. La mayoría de los contratos incluyen una cláusula que establece que el proveedor intentará encontrar un sustituto en caso de emergencia (incendio, problemas de transporte, enfermedad o accidente). Una vez más, no hay que pensar en lo peor, pero siempre hay que estar preparado para cualquier eventualidad.

Código de conducta

Muchos contratos incluyen un código de conducta. Por lo general, éste establece que el proveedor se vestirá con el atuendo adecuado, llegará a tiempo y se comportará profesionalmente.

El vestido de novia

El vestido de la novia es uno de los contratos más importantes a tener en cuenta porque si no tienes vestido, ¡puede que te cases en camiseta y vaqueros! Asegúrate de que el contrato establece con precisión cuándo estará completo el vestido con todos los arreglos. Incluye también si habrá que pagar por los arreglos o los tejidos adicionales. Los arreglos no suelen estar incluidos en el precio del vestido, así que lee la letra pequeña.

La organizadora de bodas

El organizador de la boda suele encargarse de todo, mientras que el coordinador del día de la boda sólo se asegura de que el día de la boda transcurra sin problemas. Si contratas a un organizador de bodas o a un coordinador para el día de la boda, debes definir exactamente lo que se espera de él o ella. La mayoría de los planificadores consultarán con otros proveedores, revisarán los contratos, gestionarán el presupuesto y se asegurarán de que se efectúen todos los pagos a los proveedores. Si va a participar en el ensayo o en la cena de ensayo, explícaselo también. El día de la boda, la mayoría de los organizadores seguirán coordinándose con los proveedores y mantendrán un calendario estricto.

La tarta nupcial

Una tarta parece algo fácil: se pone ahí, queda bonita y ¡luego te la comes! Sin embargo, una tarta de boda puede complicarse. El contrato debe indicar exactamente a cuántos invitados debe servir la tarta. Muchas veces, una novia quiere flores o decoraciones en su tarta. El vendedor debe especificar si ellos se encargarán de ello o si será la novia quien lo haga. Además, muchas veces un pastelero pedirá que la habitación esté a cierta temperatura para que la tarta no se congele o se derrita. Las tartas más grandes suelen incluir capas falsas. Todo el pastel debe estar especificado en un contrato para que sepas cuántas capas falsas, colores y sabores se pueden esperar.

Fotógrafo y videógrafo

Es probable que te reúnas varias veces con el fotógrafo o el videógrafo para hablar de tus expectativas. Muchas veces, estas personas o empresas ofrecerán distintos paquetes, así que asegúrate de definir exactamente lo que quieres en un paquete. La mayoría de los fotógrafos te ceden los derechos de las fotos una vez producidas. Esto significa que puedes hacer copias por tu cuenta sin tener que pasar por el proveedor. Es importante que esto quede por escrito para que no haya ningún problema cuando quieras encargar unas cuantas obras de arte en lienzo y/o un álbum de boda entero lleno de fotos de boda profesionales. También es importante incluir cómo obtendrás las fotos, es decir, si las recibirás como archivos digitales, en un CD, en una unidad USB o en un sitio web.

También es necesario definir claramente el plazo de tiempo en el que el fotógrafo/videógrafo cubrirá el evento. Si el proveedor se excede del tiempo designado, establece una tarifa por un determinado número de horas. También puedes incluir el tiempo que tardarás en recibir todas las tomas. Esto es importante para no esperar que el fotógrafo tenga las fotos editadas en una semana, mientras que el proveedor sabe que tardará más o menos un mes.

El videógrafo y la pareja también deben acordar cuántas cámaras se incluyen y qué equipo de audio inalámbrico se necesita para un determinado número de personas. El fotógrafo y el videógrafo suelen incluir en el contrato que no se harán responsables de la mala iluminación, los ángulos de cámara o el mal funcionamiento del equipo.

El lugar de celebración

El lugar de celebración definirá todas las expectativas de los novios. Los contratos con los lugares de celebración deben incluir el número de personas que se espera que asistan a la boda. También pueden incluir normas sobre la presencia de proveedores externos, la iluminación, el sonido e incluso la decoración. Tendrán horarios establecidos para entrar a decorar antes del evento y para recogerlo todo y marcharse. Es posible que haya una política sobre el consumo de alcohol o ciertas restricciones al respecto. Si el lugar de celebración incluye servicio de catering, deberá indicarse la cantidad de comida que se servirá y el tamaño de las raciones. Indica si se cobrarán horas extra y si se incluirán propinas. También deben indicarse los impuestos, para evitar sorpresas desagradables. Muchas veces, los proveedores más grandes tienen su propio seguro, pero algunos lugares te pedirán que tengas tu propio seguro. Puedes hablar con tu compañía de seguros para añadir esta cláusula adicional.

La música

Los DJ y/o grupos suelen tener instrucciones específicas sobre qué tipo de música ponen y cuándo. Tu contrato básico debe establecer la hora a la que llegan y a la que se van. A veces, las bodas siguen celebrándose a la hora a la que los DJ tenían previsto irse, así que asegúrate de incluir cargos o instrucciones en caso de que esto ocurra. Si quieres que la fiesta se apague pase lo que pase a esa hora exacta, asegúrate de que conste por escrito para que no te cobren nada al azar si el DJ decide quedarse. Asegúrate de que incluyen detalles sobre su equipo y su uso en el local. Suele haber cláusulas que incluyen cómo los músicos cumplen con el local y sus normas.

Flores

La floristería puede ser complicada. Asegúrate de que el florista sabe exactamente qué tipo de flores quieres y de qué tamaño. Si se presentan con flores blancas diminutas y tú estabas imaginando hileras de enormes flores blancas florecientes, tienes un problema. Tómate tu tiempo para reunirte con el florista y hablar de tu visión exacta y tus expectativas.

Ambos debéis tener clara la cantidad de flores que necesitaréis para los ramos, ramilletes y boutonnieres. También hay que tener en cuenta los centros de mesa y otras piezas florales decorativas. Si necesitas jarrones o cintas adicionales, debes incluirlo en el contrato. El florista no puede responsabilizarse de los accesorios sólo porque tú creas que algo es obvio. Ten en cuenta que el clima puede ser un factor determinante para que las flores resulten perfectas para tu boda, así que asegúrate de que en el contrato se incluya algo sobre el clima. Dado que la disponibilidad de las flores puede variar con facilidad, haz una lista de sustituciones por si acaso ocurre algo.