Lo que usted necesita saber sobre los contratos de bodas de proveedores

Un apretón de manos y una sonrisa pueden parecer que sellarán el trato el día de tu boda, pero cuando algo sale mal, un apretón de manos y una sonrisa no son suficientes. Los vendedores y las novias necesitan saber qué esperar el uno del otro. Tener estas expectativas por escrito es imperativo para un día de boda libre de preocupaciones. Los contratos pueden darle la confianza de que todo está bajo control incluso si algo sale mal, pero es importante saber exactamente cómo puede hacerlo un contrato de proveedor. Hay algunas cosas que usted debe esbozar en cada contrato para asegurarse de que ambas partes estén en la misma página.

Información general sobre el contrato del proveedor

Algunos vendedores ofrecen contratos formales redactados por abogados. Puede haber un montón de jerga que no entenderás, así que asegúrate de repasar cada línea con ellos para que no haya malentendidos.

Muchos proveedores más pequeños ofrecen un contrato informal, que por lo general es sólo un simple acuerdo que describe lo que se puede esperar tanto del proveedor como del cliente. Incluso si usted está trabajando con un amigo, usted necesita obtener expectativas por escrito. Puede parecer extraño pedirle a un amigo que firme algo, pero hay una fina línea entre la amistad y los negocios. No se haga un mal servicio confiando en el boca a boca para hacer el trabajo.

Qué incluir

Ambos tipos de contratos, formales e informales, deben incluir la fecha y hora de la boda. Esto asegura que no hay duda de que el vendedor estará disponible para su boda. Los costos deben desglosarse para que usted sepa exactamente lo que está comprando, lo que significa que su proveedor no puede agregar cargos al azar más adelante. Debe haber una cláusula para cualquier gasto que ocurra fuera del contrato.

A menudo también existe un esquema de plan de pago, por lo que deberá incluir las fechas en las que cada pago debe realizarse al proveedor. Entonces cada uno de ustedes necesita firmar el contrato. Si se producen modificaciones después de firmar el contrato inicial, se actualiza el contrato y se firman las actualizaciones. Esto protege tanto al vendedor como al cliente. Asegúrese de que cada parte obtenga una copia firmada del contrato para sus archivos.

Cancelaciones y reembolsos

Usted no quiere pensar en lo peor, pero simplemente debe hacerlo cuando se trata de planes de boda. Si algo pasa con la boda y tienes que cancelar a los vendedores, debes tener una política de cancelación y reembolso para protegerte. Por otro lado, usted necesita una política en caso de que el vendedor le cancele la compra. Esta política debe indicar exactamente cuánto dinero se le devolverá si usted cancela, así como cuánto le paga el vendedor si cancela.

En la mayoría de los casos, usted habrá hecho un depósito. La cláusula tiene que indicar la cantidad de este depósito que se le devuelve dependiendo de la fecha de la boda. Si el vendedor cancela y no sigue la política de cancelación, usted puede llevar a la compañía o persona a la corte para obtener un reembolso.

Cláusula de responsabilidad

Una cláusula de responsabilidad protege al vendedor de problemas fuera de su control. La mayoría de los contratos incluirán una cláusula que establece que el vendedor tratará de encontrar un reemplazo en caso de emergencia (como un incendio, problemas de transporte, una enfermedad y/o un accidente). Una vez más, usted no quiere pensar lo peor, pero siempre debe estar preparado para cualquier evento.

Código de Conducta

Muchos contratos incluyen un código de conducta. Esto usualmente indica que el vendedor se vestirá con el atuendo apropiado, llegará a tiempo y se comportará profesionalmente.

Fotógrafo y Videógrafo

Probablemente se reunirá con su fotógrafo y/o camarógrafo una vez o incluso unas cuantas veces para discutir lo que quiere. Muchas veces estos individuos o compañías ofrecen diferentes paquetes, así que asegúrese de esbozar exactamente lo que usted quiere en un paquete.

También hay muchos estilos diferentes de fotografía, así que si quieres ciertas fotos, asegúrate de que estén en el contrato. La mayoría de los fotógrafos tienen álbumes de fotos en línea donde usted y los invitados pueden ver fotos por un tiempo limitado. Sin embargo, usted debe anotar en el contrato si estas fotos estarán disponibles por un precio después de este período de tiempo.

La mayoría de los fotógrafos le dan los derechos de las fotos una vez que son producidas. Esto significa que puede hacer copias por su cuenta sin tener que pasar por el proveedor. Esto es una cosa importante de conseguir en la escritura de modo que no haya ningún problema cuando usted desee ir y pedir algunos pedazos de arte de lienzo y/o un álbum entero de la boda lleno de fotos profesionales de la boda. También es importante incluir la forma en que obtendrá las fotos, como en el caso de los archivos digitales, un CD, una unidad USB o un sitio web.

También debe indicar claramente el tiempo en el que su fotógrafo/videógrafo cubrirá el evento. Si el vendedor se excede en la cantidad de tiempo designada, haga un resumen de la tarifa por una cierta cantidad de horas. También puede incluir la cantidad de tiempo que le tomará recibir todas las inyecciones. Esto es importante para que no espere que el fotógrafo edite las fotos en una semana, mientras que el vendedor sabe que tardará más de un mes.

El camarógrafo y usted también deben ponerse de acuerdo sobre cuántas cámaras se incluyen y qué equipo de audio inalámbrico se necesita para un cierto número de personas. El fotógrafo y el videógrafo normalmente incluirán en el contrato que no pueden ser considerados liabale por mala iluminación o ángulos de cámara o mal funcionamiento del equipo.

Planificador de Bodas

El organizador de la boda generalmente se encarga de todo el espectáculo, mientras que un día de coordinador sólo se asegura de que el día de la boda transcurra sin problemas. Si usted contrata a un planificador de bodas o a un coordinador para el día de la boda, debe indicar exactamente lo que se espera de él o ella. La mayoría de los planificadores consultarán con otros proveedores, revisarán los contratos, administrarán el presupuesto y se asegurarán de que todos los pagos se realicen a los proveedores. Si él o ella va a estar involucrado en el ensayo o en la cena de ensayo, describa esto también. En el día de la boda real, la mayoría de los planificadores de bodas continuarán coordinando con los proveedores y manteniéndolos en una línea de tiempo estricta.

Vestido de novia

El vestido de la novia es uno de los contratos más importantes a considerar porque si no tienes un vestido, podrías casarte con tu camiseta y tus jeans. Asegúrese de que el contrato indique con precisión cuándo se completará el vestido con todos los cambios. Incluya si habrá cargos por cualquier accesorio o tela extra. Las alteraciones no suelen estar incluidas en el precio del vestido, así que lee la letra pequeña.

Música

Los DJs a menudo tienen instrucciones específicas sobre qué tipo de música y cuándo tocarán esta música. Su contrato básico debe indicar la hora de llegada y salida. Algunas bodas todavía están fuertes en el momento en que declararon que es hora de irse, así que asegúrate de incluir cargos o instrucciones en caso de que esto ocurra. Si desea que la fiesta se cierre sin importar el horario exacto, asegúrese de que sea por escrito para que no se le cobre una tarifa al azar. Los músicos suelen dejar que usted esboce ciertas canciones o les dé una lista de reproducción. Asegúrese de que incluyan cualquier ayuda que necesiten con el equipo y/o llevar ese equipo al lugar de reunión. Por lo general, hay cláusulas que incluyen la forma en que los músicos tratan con el lugar y sus reglas.

Pastel de Boda

Una torta parece algo fácil; se sienta ahí y luego te la comes. Sin embargo, una torta de la boda puede llegar a ser complicada. El contrato debe indicar exactamente cuántos invitados debe servir el pastel.

Muchas veces una novia quiere flores o decoraciones en su pastel. El vendedor debe indicar si proveerá estas cosas o si la novia debe proveerlas.

Además, muchas veces un panadero pedirá que la habitación esté a cierta temperatura para que el pastel no se congele ni se derrita. Los pasteles más grandes a menudo incluyen capas falsas. El pastel entero debe ser delineado en un contrato para que usted sepa cuántas capas, colores y sabores falsos se deben esperar.

Flores

Las flores pueden ser difíciles. El tiempo puede ser un factor en cómo las flores perfectas resultan para su boda, así que asegúrese de que hay algo sobre el clima en el contrato. Asegúrate de que el florista sepa exactamente qué tipo de flores quieres y qué tan grandes las quieres. Si aparecen con diminutas flores blancas y usted estaba imaginando filas de enormes flores blancas en flor, usted tiene un problema.

Ambos deben tener claro la cantidad de flores que necesitarán para ramos, ramilletes y boutonnieres. Los centros de mesa y otras piezas decorativas de flores también deben tenerse en cuenta. Si necesita jarrones o cintas adicionales, esto debe ser incluido en el contrato. El florista no puede ser responsable de los accesorios sólo porque usted piense que algo es obvio. Ya que el clima y otros factores pueden dificultar sus arreglos florales perfectos, haga una lista de sustituciones en caso de que algo suceda.

La Sede

En el lugar de celebración se expondrán todas las expectativas de los novios. Los contratos con los lugares de celebración deben incluir el número de personas que se espera que asistan a la boda. También pueden incluir reglas sobre la iluminación, la entrada de vendedores externos, la alteración de la temperatura de la habitación e incluso la decoración de la misma. Tendrán un horario establecido para cuando usted puede venir a decorar antes del evento, así como para cuando usted debe salir. Podría haber una política sobre el alcohol y/o ciertas restricciones con respecto al consumo de alcohol. Se debe indicar la cantidad de alimentos que se van a servir, así como el tamaño de las porciones. Indique si hay cargos por horas extras y propinas incluidas. Los impuestos también deben ser delineados para que no se quede en shock de etiqueta.

Muchas veces los vendedores más grandes tienen su propio seguro, pero algunos lugares le pedirán que tenga su propio seguro. Usted puede hablar con su proveedor de seguro acerca de agregar esta cláusula adicional.