Lidiando con los cambios de última hora de los planes

Lidiando con los cambios de última hora de los planes
Hay mucho trabajo en la planificación de una boda, desde la elección del pastel hasta la elección del lugar de celebración. Hay docenas de pequeños detalles que se seleccionan con propósito y razonamiento. Así que cuando algo sucede que le obliga a lidiar con cambios de último minuto en su plan, puede ser más que un poco frustrante; ¡puede ser francamente estresante! Pero antes de perder la cabeza por completo, respire profundamente y considere sus opciones. No es el fin del mundo, y ni siquiera es el fin de tu día especial, sólo un pequeño contratiempo en el camino. Así que si te encuentras lidiando con cambios de última hora, considera el siguiente consejo.

Plan de Contingencia

Ahora, como todo planificador profesional de eventos y gerente de proyectos sabe, usted debe tener un plan de contingencia para cada situación posible que pueda ocurrir. Cuando usted planea su boda, usted realmente, realmente necesita considerar hacer un uno, también.

Es literalmente imposible explicar todo lo que podría salir mal en su boda, pero usted debe tratar de cubrir sus bases tanto como sea posible. Por ejemplo, ¿qué harás si el fotógrafo de tu boda se pone enfermo? ¿O si empieza a llover? Este plan no sólo debe enumerar las cosas que pueden salir mal, sino también cómo las manejará en detalle. Crear una lista de estrategias para un desastre puede sonar estresante por sí solo, pensando en todas las cosas que podrían salir mal, pero al final está ahí para ayudarle a evitar un colapso.

Usted también querrá tener a alguien en un rol de apoyo que le ayude a ejecutar estos planes. Prepararse el día de su boda le mantendrá ocupado, por lo que puede que no tenga tiempo de llamar en un pedido de alimentos de última hora y, desde luego, no a la investigación de los listados de un fotógrafo de reemplazo. Los planificadores de bodas son profesionales experimentados que pueden manejar todas estas cosas de manera competente, pero si no quieres contratar a un profesional, sólo asegúrate de tener a alguien en quien confíes y que no se abroche bajo presión.

Cambio de fecha

Desafortunadamente, hay circunstancias -una muerte en la familia o alguien que se enferma- que pueden hacer que sea absolutamente necesario cambiar la fecha de su boda. Aunque esto puede causar mucho caos, puede ser totalmente inevitable. Si usted tiene que cambiar la fecha por cualquier razón, es importante que se mantenga lo más calmado posible durante toda la transición.

Asegúrese de tener una nueva fecha y lugar (si es necesario) cuando comience a hablar con sus invitados y proveedores sobre el cambio de plan. Tenga en cuenta que algunas de las personas que confirmaron su asistencia podrían no poder hacer una fecha diferente debido al tiempo libre, los conflictos de programación o las finanzas. Sólo tienes que hacer lo mejor para encontrar algo que funcione para la mayor cantidad de gente posible y lidiar con las cosas con calma.

Esto es también cuando tener un seguro de boda es muy útil, ya que le quitará una enorme carga del costo de los depósitos perdidos o cancelaciones con sus proveedores.

Cambio de Sede

A veces los lugares se cancelan. Se apagan, se sobrecargan accidentalmente, se rompen las tuberías; la lista continúa, pero cuando eso suceda te encontrarás sin una ubicación y con la necesidad de hacer algunos cambios rápidos. Este puede ser un evento devastador y estresante, pero hay maneras de evitarlo.

Si esto le sucede a usted, lo primero que debe hacer es tratar de recuperar su dinero. Lo más probable es que el lugar de reunión esté dispuesto a reembolsarle el dinero si el cambio se debe a un error o accidente de su parte, o si usted tiene un seguro que lo cubra. De cualquier manera, usted querrá tener ese dinero de vuelta para utilizarlo en la nueva ubicación. Durante el proceso de ver si hay un reembolso, averigüe si el lugar tiene una respuesta a su problema. Es posible que tengan otro edificio que usted pueda usar o que conozca de un lugar cercano.

Una vez que tenga una nueva sede, hágaselo saber a sus proveedores tan pronto como sea posible. Usted puede incluso dejarles saber antes de que usted haya asegurado una nueva ubicación, ya que pueden tener algunas recomendaciones para tirar a su manera, es probable que estén bien conectados en el negocio de eventos después de todo.

Por último, póngase en contacto con nosotros o en su lista de correo masivo para que todos sus invitados lo sepan de inmediato.

Anulaciones de proveedor

También debe estar en su plan de contingencia para tener proveedores de respaldo en su lugar. Y tener copias de seguridad de sus copias de seguridad! Probablemente es poco probable que un proveedor de buena reputación te cancele completamente; es más probable que nombren a uno de sus asociados para que intervenga en su lugar. Esto puede ser frustrante si ya has conocido a tu proveedor íntimamente y ahora tienes que trabajar con alguien nuevo, pero es mejor que nada.

Si te cancelan por completo, ve a tu contrato inmediatamente. Probablemente dice en alguna parte que usted tiene derecho a un reembolso completo en situaciones que son culpa del vendedor. Esta es la razón por la que es importante asegurarse de leer sus contratos antes de firmarlos cuando se trata de cualquier cosa.

Tener a mano una lista de posibles reemplazos le hará mucho más fácil la lucha de último minuto, así que haga su investigación con anticipación. Anote los números de múltiples negocios que trabajan en pasteles, flores, comida, etc. para que pueda hacer pedidos más pequeños con muchos si nadie puede acomodar todas sus necesidades en el último minuto.

Cancelación de fiestas de bodas

Los miembros de tu fiesta de bodas son probablemente personas muy importantes, y lo más probable es que quieran estar ahí para ti en tu día especial sin importar qué. Pero, a veces pasan cosas y no hay mucho que puedan hacer al respecto.

Si su dama de honor o padrino tiene que retirarse en el último minuto, vea si un pariente puede intervenir para que usted no hiera los sentimientos de sus amigos. Y si una de sus damas de honor o padrinos no está disponible, déjela como está. Puede que sea un poco desigual, pero es mejor que preguntarle a otro amigo que no hizo el corte o a alguien a quien apenas conoces.

Cancelaciones de Bodas para Invitados

Los conflictos de horario pueden hacer imposible que ciertos invitados puedan asistir a su boda, incluso después de haber confirmado su asistencia. Para los invitados más importantes, como tus padres, podrías considerar reprogramar, pero en la mayoría de los casos, cuando los invitados tienen que cancelar en el último minuto, sólo tienes que hacer lo que necesites y seguir adelante.
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