Reservar un bloque de habitaciones para los invitados a la boda

Reservar un bloque de habitaciones para los invitados de su boda puede ser un proceso complicado y estresante. Cuanta más información tenga disponible antes de hacer llamadas telefónicas a los hoteles, mejor. Pero, ¿qué se espera que sepas? Aquí hay algunas cosas importantes a considerar.

¿Cuántas habitaciones necesitará en el hotel?

Esta es, por supuesto, una pregunta importante que es esencial saber antes de empezar a reservar habitaciones de hotel. Aunque no necesariamente se puede saber con seguridad de antemano, un buen marco de referencia sería revisar la lista de invitados de la boda y contar el número de invitados de fuera de la ciudad en la lista, luego dividir este número entre dos y dejar a un lado que muchas habitaciones. Usted no quiere sobrestimar, ya que a veces se le puede cobrar por las habitaciones vacías, pero también es una buena idea preguntar acerca de su política de agregar habitaciones más tarde si resulta que su presupuesto estaba por debajo de la cantidad necesaria.

¿Cuántos hoteles?

Se considera una buena práctica reservar un bloque de habitaciones en al menos dos hoteles distintos. Tenga en cuenta la diferencia en el precio (usted querrá tener una opción económica y luego quizás una segunda opción de nivel medio o superior), así como la ubicación y proximidad a la sede de su boda. También querrá asegurarse de que los lugares que elija tengan una variedad de opciones de habitaciones, con habitaciones adecuadas tanto para parejas como para familias.

Hable con la persona adecuada en el hotel

Cuando empieces a hacer llamadas a hoteles en el área de tu boda, asegúrate de no estar hablando con alguien en un centro de llamadas o incluso en la recepción del hotel. Pida hablar con la persona que maneja las tarifas de grupo - ellos serán los adecuados para dirigir sus preguntas, así como para darle las mejores tarifas posibles para sus invitados.

¿Habrá un costo asociado?

Hay varias maneras diferentes de reservar habitaciones: un bloque garantizado y un bloque de cortesía. Un bloque garantizado asegura que cualquier número de habitaciones que usted reserve estará disponible para usted para el día de su boda. Esencialmente, con esta opción usted está reservando esa cantidad de habitaciones, lo que significa que usted (o sus invitados) pagarán por esa cantidad de habitaciones. Este tipo de reservación a menudo requiere un depósito cuando usted hace la reservación inicial. Un bloque de cortesía seguirá reservando el número de habitaciones que desee, pero generalmente con una fecha límite asociada (entre 30 y 90 días antes de su evento, dependiendo del lugar). Este tipo de bloque generalmente no requiere ningún depósito previo. Un bloque de cortesía es la opción que la mayoría de las parejas tienden a usar cuando reservan un bloque de habitaciones con anticipación, ya que no les cuesta dinero por adelantado y no hay ningún cargo por no llenar todas las habitaciones. Sin embargo, esta opción definitivamente requiere una comunicación clara sobre las fechas límite con los invitados a la boda, ya que las habitaciones serán liberadas después de que pase la fecha límite.

¿Necesita servicios adicionales?

Muchos hoteles ofrecen servicios adicionales cuando usted reserva un bloque de habitaciones, pero depende de usted decidir qué servicios son importantes para usted y luego negociarlos. ¿Desea asegurarse de que sus invitados dispongan de un desayuno en la mañana siguiente a su evento? ¿Espera que el día de su boda se registre temprano para que la gente pueda dejar sus cosas en sus habitaciones, prepararse e ir a su lugar de celebración? ¿Tiene el hotel servicio de transporte disponible para llevar y traer a sus invitados a su evento de manera segura y oportuna?

Algunas o todas estas opciones pueden ser una opción para usted, con o sin un costo adicional, dependiendo de cómo usted y el gerente de ventas del grupo negocien las tarifas y necesidades de su evento. Si tienes una idea de un servicio que te gustaría (por ejemplo, dejar las bolsas de bienvenida) pero no estás seguro de si el hotel ofrece este tipo de servicio, asegúrate de preguntar en tu conversación con el gerente y ver si sería capaz de hacer que algo así funcione. Puede que se sorprenda de lo mucho que el hotel trabajará con usted para ayudar a facilitar este proceso.

Haga que los detalles del hotel sean claros para sus invitados a la boda

Una vez que haya reservado habitaciones en uno o más hoteles, asegúrese de que sus invitados tengan muy claro dónde y cuándo necesitan reservar sus habitaciones. Si usted tiene un sitio web de la boda, esta sería la información clave para añadir allí. Además, asegúrese de que las personas importantes (como los padres, los suegros y otras personas que probablemente responderán preguntas sobre el tema) conozcan los pormenores de su plan y puedan ayudar a correr la voz entre los parientes y amigos de fuera de la ciudad.

Aunque reservar un bloque de habitaciones de hotel para los invitados de su boda puede parecer un proceso complicado y abrumador, también puede ser una gran ayuda para sus invitados que vienen de lejos para celebrar el día especial de usted y su pareja. Si entras en la conversación preparado y confiado, saldrás de ella con las habitaciones reservadas, listo para llenar con tu gente favorita para tu día favorito! Buena suerte!