Vendedores de Bodas: Cómo planificar una boda de destino sin perder la comunicación con los proveedores

Una de las características clave de una boda de destino es que te alejarás de tu lugar de residencia e incluso de tu ciudad natal para este evento. Si bien es emocionante, a menudo hace que sea difícil planificar y coordinar con los proveedores locales que están específicamente preparados para trabajar con usted cuando llegue a su lugar de destino. Tenga en cuenta estos consejos mientras se prepara para una boda en el lugar de destino para asegurarse de que tendrá una comunicación clara durante todo el proceso.

Obtenga primero la información de contacto (¡y guárdela!)

Antes de llegar a un acuerdo sobre los proveedores, comience a compilar una lista de proveedores preferidos para su sede y otros proveedores en el área, con información de contacto. Nadie quiere asumir lo peor, pero tener un servicio de catering extra en los documentos de planificación de la boda puede ser útil si alguna vez ocurre algún tipo de registro perdido. Anote toda la información que pueda sobre lo que se sabe que hacen bien, lo que puede no estar recibiendo críticas favorables y los precios. Cuanto más difícil es obtener una respuesta clara sobre los precios, menos confiables se vuelven los vendedores; esto no significa que todos los vendedores con hojas de precios difíciles de obtener sean malos vendedores, pero una buena organización es una buena señal.

Obtenga una llamada telefónica programada para preguntas sobre contratos

Cuando esté listo para llegar a un acuerdo con un proveedor, revise el contrato que le otorgan. Si un vendedor no cree que un contrato es necesario, pídale que le consiga uno, incluso si sólo especifica las pautas más rudimentarias.

Si es posible, planee un viaje para reunirse con los proveedores en persona

Una forma de garantizar la tranquilidad es planear un viaje a su destino mientras elige proveedores. Sí, esto es un gasto adicional, pero si usted puede manejar el PTO y el presupuesto para el viaje, puede convertirlo en unas vacaciones de trabajo en sí mismo. Conocer a los proveedores en persona no tiene precio: se puede tener una idea de la organización de su operación y obtener una impresión honesta de la gente con la que se está trabajando. Si no es posible viajar con anticipación y necesita reservar algo que no se ve, considere pedir una conversación por videoconferencia, posiblemente para hacer un recorrido por el espacio, si se trata de un lugar de reunión, o una visión en vivo de las flores, los pasteles o la comida. Puede parecer extraño, pero puedes ver el lenguaje corporal, la actitud y la organización a través de una videoconferencia.

Imprimir y grabar todos los contratos firmados

Esto debería ser obvio, pero cuando usted está lejos de casa para su boda, tener esos contratos firmados con usted es aún más importante! Léalos con anticipación para que sepa qué tipo de tarifas están asociadas con el proyecto.

Obtenga un informe de progreso por lo menos a 4 semanas del evento

Pedir un informe de progreso puede parecer una maniobra exagerada, pero cuando se trata de elegir proveedores de larga distancia, este paso puede ser un verdadero salvavidas. Pida simplemente una llamada telefónica rápida donde confirme que usted está en la misma página, que tienen los números finales de la lista de invitados correctos, y que todos los documentos y pagos han sido procesados. Puede detectar pequeños errores en este punto, lo que puede reducir el estrés más adelante y significar que aún tiene tiempo de rectificar cualquier problema de comunicación. En el peor de los casos, y si tiene que separarse de un proveedor, es difícil, pero no imposible, encontrar otro a un mes de distancia; por lo general, hay otras floristerías que se pueden encontrar, por ejemplo, con poco tiempo de anticipación.

Si llegas antes del fin de semana de la boda, toca la base en persona

Si planeas llegar incluso uno o dos días antes de tu boda, trata de encontrar tiempo para que tú (o una hermana, o un amigo) pasen por la ubicación de cada vendedor y verifiquen el evento. Usted puede hacer esto con algunas preguntas logísticas simples o para dejar un día de plan o alguna información de contacto; estas entradas no tienen que ser una señal de que algo está mal, sino simplemente una confirmación de que todo está yendo tan bien. En este punto, usted ha hecho un trabajo tan bueno para mantenerse en contacto con los proveedores que no hay nada más que hacer que disfrutar de la boda.

Estas estrategias pueden parecer intensivas y lentas, pero cada paso individual toma muy poco tiempo, y toma mucho menos tiempo que descubrir, en el último minuto, que no tienes las flores, el lugar, la comida u otro "ingrediente" de la boda que pensabas que habías reservado. Mientras que los vendedores de bodas deben ser sinceros, honestos y claros, es mejor contratar un pequeño "seguro" adicional en forma de contratos firmados y actualizaciones según sea necesario. De esta manera, una vez que llega la boda, usted se puede prodigar con el lujo de una boda de destino y nada del drama de un vendedor mal informado.