Cinco presupuestos para la recepción de la boda
Ya tienes el anillo y la fecha, ahora es el momento de dar vida a tu visión de la boda. El proceso de planificación puede ser muy divertido y las parejas de hoy en día disponen de una gran cantidad de recursos para hacer realidad el día de sus sueños. Sin embargo, es muy fácil que el presupuesto de una recepción se dispare en precio sin siquiera darse cuenta. Tanto si el presupuesto es generoso como si es más modesto, los gastos de la boda pueden acumularse rápidamente. A continuación, te presentamos algunos de los factores que pueden hacer que el presupuesto de la recepción se dispare.
1. La lista de invitados
Una lista de invitados muy numerosa es la forma más rápida de hacer subir el coste de la recepción. A muchas parejas les resulta difícil limitar su lista de invitados por miedo a dejar a alguien fuera, pero no se dan cuenta de que cada persona tiene un número en su cabeza. Piénsalo así: cada invitado que asiste requiere comida, bebida y un asiento, y cada uno de esos elementos tiene un coste individual. Lo primero que hay que mirar cuando el presupuesto empieza a descontrolarse es la lista de invitados y a quién puedes dejar fuera. Da prioridad a las invitaciones para aquellos familiares y amigos cercanos que sabes que quieres que estén allí para celebrarlo contigo. El resto de los invitados que no entran en la categoría de los que hay que invitar pueden clasificarse en dos subcategorías: los que te gustaría invitar y los que no se sentirían desconsolados si no asistieran. Este proceso debería ayudar a reducir la lista y a ahorrar dinero desde el principio.
2. Catering
La recepción típica comienza a última hora de la tarde o por la noche. Esto significa que los invitados llegan a la recepción justo a la hora de la cena y esperan algún tipo de refresco.
Un par de cargos ocultos que vienen con el catering son los impuestos y la propina. Muchas empresas de catering dan un precio por persona y al final añaden los impuestos y las propinas, lo que sin querer deja en evidencia a las parejas. Debido a que los presupuestos son sólo presupuestos hasta que las empresas de catering reciben el recuento final de personas la semana o dos semanas antes de la boda, las parejas a veces tienen un número muy diferente en sus cabezas de lo que son abofeteados. En ese momento, es demasiado tarde. Los invitados han confirmado su asistencia y no hay tiempo suficiente para cambiar el menú.
Siempre es una buena idea preguntar a los proveedores por adelantado cuáles son los impuestos y las propinas. La propina típica para las bodas es de entre el 15 y el 18% del total de invitados. El impuesto sobre las ventas se basa en los requisitos de cada estado. Algunos proveedores añaden cargos adicionales por el tipo de servicio, como una comida emplatada, un buffet o una estación de trinchado. También es conveniente tener en cuenta que los precios de mercado de los alimentos, normalmente la carne y el marisco, pueden cambiar hasta el momento del pago final. La mejor manera de superar este problema de presupuesto oculto es informar al proveedor del servicio de comidas sobre el número de invitados durante el proceso de planificación y pedirle presupuestos actualizados. De este modo, podrás hacer un seguimiento de los impuestos, las propinas y los ajustes de precios a medida que se produzcan.
3. El alcohol
Ya tienes la comida, ¡ahora vamos a descorchar el champán! Tener una opción de bar en tu recepción puede añadir mucha diversión a la fiesta, pero no significa que tengas que pagar por bebidas ilimitadas para tus invitados durante toda la noche. Las barras libres son una gran trituradora de presupuesto porque son imprevisibles. Una barra libre significa que los invitados pueden beber todo lo que haya en la barra, durante toda la noche, a tu cargo. ¿Y lo peor? No sabes cuánto va a costar hasta que la noche haya terminado y hayas destrozado tu presupuesto para la recepción. No te preocupes. Hay muchas opciones para el servicio de bar. Puedes establecer límites, elegir servir sólo ciertos tipos de alcohol o elegir que los invitados paguen sus propias bebidas. Los mismos impuestos y propinas que cobran los servicios de catering se añaden también a los paquetes de bar. Es importante que comuniques tu presupuesto al servicio de bar. Dales una cifra concreta que te gustaría no sobrepasar cuando todo esté dicho y hecho. Ellos podrán guiarte en el proceso para asegurarte de que te mantienes dentro del presupuesto.
4. Alquileres
Los gastos más engañosos del presupuesto tienden a ser los extras, las cosas que siempre forman parte de una boda y en las que nadie piensa, como la ropa de cama, las mesas, las sillas y los artículos de decoración. La mejor manera de controlar estos costes sorpresa es empezar por el lugar de celebración. Muchos lugares ofrecen mesas y sillas hasta una determinada cantidad de personas sin coste adicional, y algunos incluso incluyen mantelería en una variedad básica de colores. Estos detalles pueden parecer insignificantes, pero cuando tienes que encargar todos estos artículos a una empresa de alquiler, ¡se gasta rápido! Asegúrate de preguntar en el momento de la reserva lo que incluye el lugar de celebración y el número de invitados al que se adaptan sus suministros.
Si vas a celebrar la ceremonia y el banquete en el mismo lugar, pregunta si las sillas de la ceremonia serán necesarias para el banquete. Trasladar las sillas de un lugar a otro puede hacer perder tiempo y añadir un poco de caos. Si necesitas alquilar sillas adicionales, es mejor saberlo de antemano. La mantelería es otro coste sorprendente. Si el lugar de celebración no los suministra, su alquiler puede costar entre 9 y 20 dólares por mantel. No te olvides de los gastos de entrega y limpieza que puede conllevar el alquiler de la mantelería.
Ten en cuenta que muchos artículos de decoración pueden alquilarse o comprarse. Comprar artículos nuevos puede ser muy caro. Alquilar artículos que sólo vas a usar un día puede ahorrarte algo de dinero y será menos molesto cuando no tengas que intentar revenderlos una vez que tu gran día haya terminado.
5. Entretenimiento
En las recepciones es donde está la fiesta. Ya sea que decidas tener música en vivo o un DJ para entretener a tus invitados, estos servicios pueden variar desde unos modestos 500 dólares hasta más de 10.000 dólares. La música en vivo es un elemento que hace que la recepción sea más atractiva, pero puede ser costosa.
Otra cosa a tener en cuenta sobre la música en vivo es que a menudo es ruidosa. Si tu local está en un barrio residencial o en ciertos distritos de la ciudad, podría haber ordenanzas sobre el ruido. Si la banda toca demasiado fuerte en tu boda, ¿adivina quién será multado? Así es: a ti. Es bueno tener un plan antes de tomar ese camino.
Los DJ son otra opción fantástica para entretener a tus invitados. Pero hay costes adicionales por cosas como la iluminación, la música de la ceremonia, las pistas de baile y los micrófonos para los brindis. Estas pequeñas cosas se acumulan rápidamente, al igual que el resto. Cuando pidas presupuestos a los DJs, asegúrate de preguntar qué incluye cada uno de sus paquetes y pídeles consejo sobre lo que creen que puede necesitar tu fiesta. Ellos son los expertos en el campo del entretenimiento y pueden decirte rápidamente lo que se ajustaría mejor a tu visión de la recepción.
Crear un presupuesto y tener una buena comunicación con tus proveedores son las mejores maneras de evitar gastar más de lo que quieres. Investiga, obtén presupuestos detallados y contrata a proveedores de confianza y estarás en camino de tener un día perfecto sin arruinarte.
